體系文件編寫的基本要求

社會責任管理體系應該是一個文件化的體系。社會責任管理體系文件是公司為了實施社會責任管理而編寫的，系統化的和規范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過程就是公司結合自身性質和特點，將標準要求轉化為具體的社會責任管理體系文件的過程。按照標準建立的體系文件是公司實施社會責任管理的規范。參照ISO10013《質量手冊編寫指南》附錄A的描述，社會責任管理體系的文件結構也可分為三個層次，即：
（1） 管理手冊（A層次）
（2） 程序文件（B層次）
（3） 作業指導書和記錄（C層次）

它們的關系如下所示。各層次的社會責任體系文件應與第一層次的社會責任手冊內容對應一致。各公司可以根據自身的規模大小和實際情況劃分體系文件的層次，不一定都需要三個層次。

管理手冊（A層次）：根據SA8000標準和規定的SA8000管理方針、目標來描述SA8000體系；
程序文件（B層次）：描述實施體系要素所涉及的各個職能部門的活動；
作業文件（C層次）：詳細的工作文件（表格、報告、作業文件，作業指導書、記錄等）。

SA8000標準并沒有明確要求公司編寫社會責任管理手冊，公司可以根據自身特點和需要編寫管理手冊。對于社會責任管理基礎比較薄弱的公司，單獨編寫社會責任管理手冊有利于突出重點，強化社會責任管理，等到公司社會責任管理走上正軌后，逐步同其它管理體系整合在一起，實現多種管理體系的一體化。

由于社會責任管理體系文件的多層次性，在編寫體系文件時應注意以下幾個問題：

1.1 系統性
體系文件反映了公司社會責任管理的特征，對與社會責任相關活動的技術、管理和人員等因素的控制作出了規定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應做到層次清楚、接口明確、結構合理、協調有序。在編寫社會責任管理體系文件時，各層次文件應涉及社會責任管理體系一個邏輯上獨立的部分，應從公司社會責任管理體系的整體出發，統一規劃、協調進行。

1.2 權威性
體系文件是公司實施社會責任管理和保證社會責任因素得到控制的行為準則，體系文件應遵循SA8000標準要求、國家有關法律法規及其他的要求。社會責任管理體系文件經公司最高管理者批準發布后，就成為公司必須執行的內部法規性文件，是指導公司一切活動的行為規范和實施審核的依據之一。

1.3 見證性
社會責任管理體系文件可以作為客觀證據以向公司管理者、向利益相關者、向第三方認證機構證實公司社會責任管理體系的運行情況。例如，對內部審核或外部審核來說，社會責任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據：
（1） 社會責任因素已被識別、重要性已經評價；
（2） 有關活動的程序已被確定并得到批準；
（3） 有關活動處于全面監督之下；
（4） 程序文件更改處于受控狀態。

1.4 適用性
社會責任管理體系文件應充分反映出公司活動的特點、公司規模、社會責任因素的類別、技術水平以及人員素質等因素。社會責任問題同時也是一個發展的問題，隨著科學技術的進步、法律法規要求的強化，社會責任管理體系也反映出動態特性。為了達到持續改進的目的，確保體系的持續適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會責任管理體系需要不斷跟蹤法律法規要求及企業發展帶來的新變化。

1. 5 符合性
社會責任管理體系文件內容應符合標準的要求，充分體現出"標準要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效"。草擬的文件應經過充分的討論和評審，以具備可操作性，并反映公司社會責任管理活動的客觀需求。