隨著ISO9000質量管理體系認證和ISO14000環境管理體系認證的深入發展,愈來愈多的組織開始關注將質量管理體系與環境管理體系\職業安全衛生(OHSAS)管理體系結合起來,建立整合型的管理體系,同時向認證機構提出了對整合型管理體系實施一體化審核的要求,即通過一個審核組的一次現場審核,同時頒發ISO9001、ISO14001、OHSAS18001認證證書,從而大大減少組織的管理成本,提高管理體系的運行效率。
一、 整合型管理體系的概念
1、 什么是整合型管理體系
目前,存在三種形式的整合型管理體系(Integrated Management Systems):
全面管理體系:
調整型管理體系(即兩個或三個管理體系并存,將公共要素整合在一起的管理體系);
分離型管理體系(即兩個或三個管理體系獨立存在于組織之中,雖然體系未被集成整合,但組織能從一體化審核中得到好處)。
● 全面管理體系具有以下特征:
1) 體系趨向于進行多種業務的管理;
2) 綜合的業務策劃過程;
3) 綜合的預算策劃;
4) 綜合的質量方針和目標;
5) 綜合的質量、環境和0H&S風險評價;
6) 綜合的質量、環境和0H&S審核組;
7) 使用擁有綜合能力的員工和審核員;
8) 一體化的體系程序和作業指導書。
● 調整型管理體系具有以下特征:
1) 體系結構趨向于適應多種標準;
2) 分離的業務策劃和預算;
3) 分離的方針和手冊;
4) 僅僅針對共有標準要素進行了程序一體化;
5) 在標準沒有表現出明顯共有要素的方面,分列了程序和手冊;
6) 沒有完全一體化,但體系設計了前后順序(如相同的形式或程序編寫要求),通常使用相同的審核員。
2、 什么是一體化審核
1) 一體化審核允許客戶將他們的質量、環境和職業安全衛生管理體系放到一起接受審核。
2) 由來自質量或其他相關領域的專業審核員組成一個一體化的審核組審核組織的管理體系,以驗證其是否符合相關標準的要求。
3) 審核組將調整他們的行動,以確保每一個相關標準的要素(共有的和非共有的)均被審核范圍覆蓋。
3、 為什么選擇一體化審核
1) 伴隨著標準之間一致性內容的增加,許多組織建立了整合型的管理體系;
2) 降低審核費用和審核的次數;
3) 減少過程和連續管理時間的中斷;
4) 協調由于不同審核所造成的審核間的差距;
5) 建立更加緊密的客戶/審核員關系;
6) 有助于組織在這些領域的持續提高。
4、 整合型管理體系的好處
1) 為組織提供共同的和連續的管理途徑;
2) 降低管理費用
3) 更有效的資源利用和業務計劃;
4) 個管理領域間可以取長補短;
5) 提供對生產問題的全面監視并有助于尋求互助的解決方案;
6) 提供滿足質量、環境和職業安全衛生要求的全面的解決方案,如減少不合格品等于降低浪費和原材料的無效使用,降低產品的危險程度可以提高質量和滿足顧客要求。
5、 建立整合型管理體系的困難
1) 需要細化的專門指導,或者依靠外部的咨詢幫助;
2) 建立體系和進行審核都需要強有力的資源支持;
3) 在執行和審核中,過程可能被中斷;
4) 在一個或多個領域,可能會因注意/資源不足使組織遭受審核不通過的損失。
6、 整合型管理體系的可行性
1) 都遵循PDCA的循環的原理
2) 各標準之間內容的兼容性
3) 顧客的需求
4) 認證機構業務范圍多元化發展的需求
二、 整合型管理體系的一體化審核
1、 兩種情況的一體化審核
1) 全面管理體系或調整型管理體系的一體化審核;
2) 同一組織中同時存在兩個或三個分離的管理體系的一體化審核。
2、 一體化審核的主要依據
1)《ISO 19011質量和/或環境管理體系審核》;
2)審核員應當參考適當的經國際認可論壇認可的導則,如《ISO/IEC 導則62:對從事質量管理體系審核與認證/注冊的機構的認可基本要求》、《ISO/IEC導則66:對從事環境管理體系審核與認證/注冊的機構的認可基本要求(EAC7/02);
3) ISO 14011-EMS審核或ISO10011-QMS審核。
3、 審核過程
1) 預審核(第一階段審核)
● 內容
a)評審顧客的文件化體系;
b)評審標準的要求
c)檢查文件化體系的實施情況;
d)為編制第二階段審核計劃收集信息;
e)編制審核計劃。
● 預審核的細節包括:檢查文件化體系是否充分和完整(在現場進行);檢查文件化體系的執行是否滿足標準要求;內審計劃和管理評審的有效性;評審體系對全面審核的準備程度;評審認證范圍;評審審核所需時間,編制計劃。
● 預審核的體系評審內容包括:組織是否建立了文件化體系;體系是否以適當的詳略程度覆蓋了ISO9001/ISO14001/OHSAS18001的所有要素;文件化體系所規定的要求是否被實施;實施的記錄是否充分;現場是否有相關的執照或許可證;對法律法規要求使如何識別和管理的;編寫的體系文件是否與外部進行了交流和溝通;環境因素/影響是否被識別;質量與環境的持續改進如何實現。
● 內審和管理評審的內容包括:是否有內審方案;方案是否覆蓋了文件化體系的所有方面;是否使用經培訓的/有資格的審核員進行內審;是否有審核記錄;這些記錄是否充分記錄了審核意見;不符合被怎樣處理;對所完成的糾正措施是否形成文件并加以評審;是否進行了管理評審;體系的有效性是否被考慮。
2) 審核準備
● 準備審核計劃
a.如果預審令人滿意,審核員應當確認組織的雇員人數、經濟活動分類代碼合過程的復雜性;確認組織環境因素/影響的內部和外部影響;確認組織的地址、有關規章制度和現場的敏感區域;確定如何實施體系審核的轉換(如果有);確認認證范圍(不能排除"未受控"的環境影響或變更的許可;應當包括暫時性活動,如分包方活動);決定/確認審核所需時間以及日期。
b.審核組長應當與顧客聯系,以制定審核計劃并考慮:體系整合的方式(分離型、完全型或調整型);選擇需要審核的部門/職能,給出可用來證明體系運行是否符合相關標準要求的代表性抽樣;關注重要環境因素以及法律法規的職能/活動的控制點;確定審核人員和專業能力的可獲得性;仔細研究并確定審核計劃,以避免不必要的過程中斷;確保審核時間充分??蛻魧⒈谎埮c審核組長一同評審和改進審核計劃(PDCA)。
● 選擇審核組成員,包括資格充分、經驗豐富的高級審核員;當地審核員;審核員的資格和技術專家的支持,審核員的專業范圍(工作經歷);審核員的特殊經驗(環境因素、法律法規知識);專業機構(如IRCA、EARA、CRBA)的注冊人員。
應根據組織管理體系的一體化程度選擇審核員,如對完全管理體系或調整型管理體系,應選用"兩棲型"審核員。對分離型管理體系,審核組長應是兩棲型審核員,審核員可以分別是ISO9000、ISO14000或OHSAS18000審核員??梢允褂媒频呐嘤?、教育與經歷選擇法選擇審核員。
● 對審核組長的資格要求
參加過經專業機構(如IRCA、CRBA)批準的EMS/QMS/OHSAS MS 高級審核員培訓;
參與3次(不少于15天)由高級審核員監督下的完全管理體系審核(組內不少于2名審核員);
由高級審核員確認為合格。
4、 推薦注冊的條件
1) 如果存在區域性的小數量的一般不合格(沒有嚴重不合格),應當推薦注冊。推薦注冊時,應當做到:
在審核結論中,同意被審核方的糾正措施計劃(CAP)或者由被審核方在20天內提供;
糾正措施計劃以適當的詳略程度涉及到所有存在的問題,同時提出了負責人及完成日期
確認被審核方的糾正措施將在審核后6個月內或進行第一次常規監督審核以前完成;
審核組長應為第一次監督審核制定計劃。
2) 當出現一個或更多嚴重不合格的情況,應當不推薦注冊。不推薦注冊時,應當做到:
審核組長確保將嚴重不合格的情況記錄在審核報告中;
審核組長應就被審核方未來的行動與其展開討論,尊重他們投訴的權利;
審核組長應當確定再審核的日期,可以與被審核方制定再審核計劃。
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