4.3  文件總要求

生產經營者應有一套反映本標準所有方面的文件體系。此文件體系特別要反映HACCP原理的應用。

文件記錄應包含所有相關數據，這些數據能夠體現出任何的不符合項或是與原計劃程序的偏差。

所有質量和安全相關的活動實施后應立即記錄。記錄的設計和使用由生產經營者來決定。管理體系文件應該包括:

a) 書面的質量和安全方針;

b) 質量手冊

c) 文件化的程序和記錄以及

d) 生產經營者為確保對于生產過程有效的計劃、操作和控制所需的信息。

質量手冊應該包括：

a) 管理體系的范圍，包括任何刪減的詳細說明。

b) 作為管理體系一部分或作為其參考的質量管理程序

c) 包含HACCP支持的質量程序

d) 用以確保飼料安全的HACCP程序

最低文件要求包括：

a) 進貨原料和最終產品的規格和測試程序。

b) 每種產品或是多種產品的主要配方和操作說明

c) 每種產品的批次生產記錄

d) 標準化操作程序 （SOPs）

文件應該：

a) 有明確的內容：規定清楚的題目，種類和用途

b) 由被授權人批準、簽署并注明日期。不允許有未經批準的更改文件。

c) 保持及時更新

確保

*  有書面的質量和安全方針；

*  質量手冊；

*  有文件化的程序和記錄；

*  定義的管理體系的范圍；

*  建立質量程序，作為管理體系的一部分；

*  質量程序覆蓋了HACCP計劃支持的前提方案；

*  充分的HACCP程序，以確保飼料安全；

*  文件化的對進貨原料和最終產品的規格和測試程序；

*  有每種產品或每組產品的主要配方和操作指南；

*  有每批次產品的加工記錄；

*  有文件化的管理體系范圍內所有活動的標準操作程序（SOPs）；

*  文件清楚，包括題目，種類和目的；

*  文件由適當的授權人批準，簽署并注明日期；

*  所有文件最新的。