8.0  文件控制

本章節旨在管制信息的分發并保證當百勝對供應商有新的要求和變更標準時有一個良好的溝通方式。該文件要求公司：

? 保存受控文件的總清單，包括供應商對百勝產品建立的文件資料和百勝提供給供應商的資料。

? 向需要的部門人員分發版本正確的受控文件。

? 消除或確保不發生無意識使用過期文件。

? 建立和執行文件批準程序。

? 建立并執行文件變更控制程序。

8.1  建立畫稿、規格書、工藝和規程審批控制程序

（程序/文件）

滿分 （20 分）：工廠有一個正式的程序，用于：

?  分發

?  跟蹤

?  修正

?  處置過期文件

該規程將確保獲得授權的個人擁有有效文件，且此文件的存放地得到適當控制。

所有規格書的副本包含機密性聲明，如“機密”、“復印受控”、“所有權信息”、“禁止帶出廠區”。

該審核點處著重文件修訂及有關保密文件控制程序，根據隨后的控制點上的觀察進行評分。

輕微不符 （15 分）：規程未強調上述要求中的一個要素。

嚴重不符 （6 分）：規程未強調上述要求中的兩個要素。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  無程序。

? 規程未強調上述要求中的多個要素。

8.2  保存受控文件修訂總清單。

（記錄）

滿分 （20 分）：“總清單”應保存，并注明文件的位置以及負責更新文件的責任人。必須保存有關百勝產品規格書修訂/變更的歷史記錄。

輕微不符 （15 分）：個別信息存在不完善或缺失現象。

嚴重不符 （6 分）：多個信息存在不完善或缺失現象。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  無程序。

?  無總清單。

?  總清單與百勝規格書或配方的修訂日期不一致。

8.3  受控文件的安全性及限制。

（觀察）

滿分 （30 分）：文件控制規程規定需要保護：百勝所核準的畫稿、制造規程、材料規格，及遵循8.1中與百勝的有關機密的聯系。

加強文件控制，防止受控文件為未獲得授權人員獲得。

審核員希望在生產過程中全部或部分規格書用于生產線上。但是，一般工作人員或公眾應無權獲得機密信息。

輕微不符 （20 分）：文件存放不易被一般工作人員獲得，但是獲取文件的過程未設置安全程序，比如：取得鑰匙或書面授權，或被文件保管責任人監督。

嚴重不符 （10 分）：文件存放地點易被一般工作人員獲得，獲取文件的過程未設置安全程序，比如：取得鑰匙或書面授權，或被文件保管責任人監督。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  所有權文件在一般工作人員手中傳送。

?  發現所有權文件在工廠公共區域處于無人保管或不安全狀態。

8.4  質量程序和質量手冊維護。

滿分 （15 分）：維護質量手冊，該手冊定義如下：

?  維護組織內具體質量體系的任務和職責

?  項目的內容和位置

?  組織（組織機構圖）

?  上級管理部門批準

質量系統至少包括：

?  管理/質量部門職責

?  原材料控制

?  工藝控制

?  成品要求

?  文件控制

?  工藝流程控制點

?  所有不合格材料和產品的處理工藝

輕微不符 （8 分）：符合以下情況之一將構成輕微不符：

?  質量手冊未更新維護。

?  1到2個章節（定義如上）存在缺失現象。

嚴重不符 （3 分）：質量手冊缺少上述2至4個要素。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  質量手冊缺少4個或4個以上的上述要素。

?  無質量手冊。