4.6.7文件、制度及體系 - 規范管理的證據
工廠文件清單
生產計劃安排
產能預測
工時記錄
工資表、工資條
加班審批表
月度加班匯總報告
年假余額追蹤表
假期制度、程序和假期申請表
工作時間安排溝通記錄
工作時間準則相關培訓記錄
工作時間準則相關當地法律法規
4.6.8管理流程圖（待續）
4.6.9案例分析：工作時間準則下的不可接受做法、可接受做法和最佳實踐
案例一：工時記錄
ABC工廠員工每天進廠時在考勤表上簽名，每天離廠時再次簽名。生產主管保留考勤表，計算每
天總工時，在每周結束時將考勤表轉交計薪部門。計薪部門根據考勤表計算當個計薪周期的工時數。
工廠錯在哪里？
工廠沒有適當的工時記錄系統以保證正確付薪。目前的程序過分依賴主管和計薪部門輸入數據。
這可能導致嚴重錯誤，效率不高。另外，根據工作場所標準員工必須負責記錄自己的工作時間，而不
是依賴主管或其它職員幫自己記錄工作時間。
工廠應該怎么做？
為準確記錄工廠員工的工作時間，需要建立一個客觀的系統、方法或工具，例如，機械卡鐘、電
子卡掃描儀或指紋掃描儀。由于這些系統能夠更直接聯接工資系統而完全不依賴于人工輸入數據，因
此他們更加客觀準確。
ABC工廠已安裝打卡鐘并將工卡發給所有員工，這樣員工上班時可以打卡入廠，在每天下班時打
卡離廠。每周結束時收集工卡，由員工檢查上下班打卡記錄是否準確并在工卡上簽名。計薪部門收集
工卡用來計算工人在該計薪周期的工時數。
工卡在計薪部門保存三年后才丟棄。
最佳實踐
ABC工廠安裝電子計時系統。所有員工都有塑料工卡，其背后有磁條，包含員工姓名和工號信
息。員工上下班時在生產區附近的計時系統上刷卡。計算機記錄他們的上下班時間。計算機軟件能自
動計算所有的正常工時數和加班工時數，直接與計薪部門軟件聯接。在每個計薪周期結束時工人檢查
計算機打印出來的工時記錄，簽名確認工時記錄正確。
案例二：在規定工作時間之前或之后工作
GHK工廠員工為了第二天生產有一個好開端，在規定下班時間之后繼續工作。一些工人沒有留下
因為他們乘車回家要很長時間，但是第二天他們很早到達工廠，在上班時間開始之前工作。廠方已規
定工作時間，對工人在規定工作時間之外額外工作不支付任何報酬。工廠經理認為他沒有要求工人提
前上班或晚下班，而是工人自愿多上班。
工廠錯在哪里？
工廠利用工人自愿額外工作。對規定工作時間之外的工作工廠沒有支付報酬，即使這些工時不在
安排之內，工廠經理也說他沒有要求工人加班工作，但很明顯生產目標給工人帶來壓力。即使工人自
愿在規定工作時間之外工作，工廠也必須為額外工時支付報酬。
工廠應該怎么做？
管理層制定彈性工作安排，允許工人提前上班或晚下班。額外工時按正確的平時工資率和加班工
資率記錄在工作時間中。為了控制加班，防止超時加班，規定工作時間制度限定提前上班或晚下班時
間不超過 30 分鐘。
最佳實踐
GHK工廠管理層注意到很多工人提前上班或晚下班。由于額外加班使加班費不斷增加，工廠經理
與工人談話時發現許多工人需要加班工作才能完成生產目標。應用公司管理體系指引，工廠經理指示
生產經理和工程師檢查生產目標。他們檢查生產效率以確定管理層設置的生產目標是否合理。工廠經
理還要求人事部門研究工人上下班通勤方式和交通時間表以確定調整規定工作時間是否能解決提前上
班或晚下班的問題。
案例三：停電
下述案例全部關于處理停電和重新安排生產。
場景一
當地政府（通常是電力部門）提前通知工廠連續四周或更長時間每周某日停電（例如星期四）。工廠
想把星期四與每周休息日（星期日）調換可以接受。工廠通知業務部門（下訂單的部門）和SEA 部門
，提供相關文件。要提前通知，必須明確調換日期。工資支付沒有變化?？梢哉{換星期四和星
期日，而工資率不變。在此限定時段內星期四為休息日。必須明確溝通工時安排（口頭和書面方
社會和環境事務部
| 式）。最好提前一個月通知工人，提前一 到兩周通知 adidas 集團（采購方）。 只適用于連續四周或以上調休。 |
場景二 情形同上，但停電只有一周、兩周或三 周的星期四。 | 遵守因業務目的而調休要求。 不必補休。 這是正常要求的例外情況，考慮到在停電狀 況下不可能給予補休。 |
場景三 當地電力部門沒有提前通知，工廠突然 停電。工人被送回家，工廠安排下個星 期日上班補回損失的生產時間。如果工 人在進廠一小時內被送回家該怎么辦？ 如果午餐后被送回家該怎么辦？ | 同場景二，即適用遵守因業務目的而調休 要求。 無論何時停電，工人何時停止工作被送回 家，停電日付全額工資。 星期日按正確工資率付工資。 |
場景四 某工廠 2005 年向 SEA 展示的真實案例。 由于電力短缺，工廠計劃按以下方式調 整休息日： 藍色字體代表停電日；A是休息日；B是 半天加班（200%加班費率） | 被 SEA 拒絕，因為沒有遵守固定休息日這 一基本原則。 要求工廠與 SEA 和業務部門協商生產安排 和休息日安排。 |
場景五 工廠每年夏天用電高峰期有大約四個月 每四天左右停電一天。工廠三班倒。在 停電日，日班 A/B 不上班，夜班上班。 今年根據與 SEA 部門探討，工廠計劃加 強管理，制定排班計劃，提前一個月與 全體員工溝通。 | 此場景既不適用特殊情況也不適用調休要 求。 如果 SEA 要就夏季工時安排提出適當建 議，現場人員要工廠管理層提供全面信 息。例如： a) 是否有替代能源？工廠要安裝發動機 嗎？ b) 完整的工作安排或排班是怎樣的？ c) 它符合 SEA 準則嗎？對工人有任何健 康安全風險嗎？ d) 當地法律對夜班有什么要求？ |
場景六 當地政府或電力部門沒有明確哪天停 電。他們只表示某些天可能會停電（類 似場景一和二）。 |
這是非常特殊的案例。
最好的解決方案是安裝發電機。
沒有事先通知工人而每周安排不同的休息
日是不可接受的。